Khách hàng

1. Tất cả khách hàng

Click vào "CRM Marketing"(1) => "Khách hàng"(2) => "Tất cả khách hàng"(3)

Màn hình hiển thị ra tất cả khách hàng được lưu trữ

Sử dụng thanh kéo ngang ở dưới cùng, dịch chuyển qua trái hoặc phải, để xem được các thông tin khác của khách hàng ở ô vuông đỏ, ví dụ: Tên KH, email, số điện thoại, ngày cập nhật, tags, danh sách, nhân viên, nguồn, liên kết…

1.1. Để thay đổi giao diện hiển thị thông tin khách hàng ở mục "Danh sách khách hàng"

Click vào biểu tượng  (Cài đặt) => chọn “Thêm mới

Cửa sổ mới hiện ra: (Thao tác như trong ảnh dưới).

=> (1) Tích chọn các thông tin mà bạn muốn hiển thị ra bên ngoài "Danh sách khách hàng".

=> (2) Đặt tên cho giao diện mới tạo đó.

=> (3) Chọn kiểu hiển thị của giao diện.

=> (4) Bạn có thể thay đổi vị trí các mục hiển thị bằng cách bấm giữ chuột trái vào mục cần thay đổi và kéo lên hoặc xuống, đến vị trí cần hiển thị thì nhả chuột ra.

=> (5) Bấm "Lưu lại" và chọn "Lưu lại" để lưu giao diện mới tạo, hoặc chọn "Lưu và kích hoạt" để lưu và kích hoạt giao diện mới tạo.

Sau khi ấn lưu và kích hoạt, các thông tin bạn chọn sẽ được hiển thị ra ngoài danh sách tất cả khách hàng

1.2. Import khách hàng từ file Excel có sẵn lên CRM.

Để thực hiện, ta làm như sau: Tại mục Danh sách khách hàng. => chọn “Khác”(1) => chọn “Import từ excel”(2)

Cửa sổ hiện ra. Kéo thả file Excel muốn Import hoặc CLICK vào để chọn đường dẫn đến file Excel từ máy tính.

* Lưu ý về file Excel cần Import lên

Dòng đầu tiên của file Excel phải mô tả dạng thông tin ở các cột để khi Import lên CRM có thể chọn được các trường tương ứng. Hoặc bạn có thể tải file mẫu do CRM cung cấp (Ảnh bên trên) để tham khảo.

Sau khi chọn được file dữ liệu cần Import lên CRM => click “Chọn trường lưu

Cửa sổ mới hiện ra, thực hiện như sau:

=> (1) Chọn trường tương ứng với dữ liệu trong file Excel.

Ví dụ

Thông tin ở cột Excel

Trường tương ứng trong CRM

Tên

Tên khách hàng

SĐT

Số điện thoại

Email

Email

Địa chỉ

Địa chỉ

Chức vụ

Vai trò, chức vụ

=> (2) Check trùng: Mục đích để cảnh báo đô với các khách hàng có trùng thông tin.

=> (3) Bắt buộc: Chỉ Import đối với danh sách có thông tin trong file Excel có sẵn.

=> (4) Nếu cần bổ sung thêm trường dữ liệu => Click vào “Thêm trường dữ liệu

=> (5) Sau khi chọn đầy đủ các thông tin mong muốn. => click vào “Review và check trùng

Màn hình hiển thị ra danh sách khách hàng trong file Excel. Tại đây, có thể “Thực hiện import(4) luôn hoặc thêm thông tin như: Gán Tags(1) (Bằng cách nhập Tags cho danh sách chuẩn bị Import), hoặc Gán danh sách(2) (Bằng cách đặt tên cho danh sách chuẩn bị Import).

Thêm một số tùy chọn Thêm mới hoặc ghi đè dữ liệu. Số bản lượng hiển thị trong 1 trang. Để lựa chọn, có thể click vào nút "Nâng cao"(3).

Thêm tag và thêm danh sách khách hàng để phân loại sau đó hoàn tất import bằng cách click vào “Thực hiện import(4) sau đó ấn “Hoàn tất import

1.3. Thêm mới khách hàng thủ công

Tại mục Danh sách khách hàng => Chọn "Khác"(1) => Chọn "Thêm mới"(2)

Màn hình thêm mới khách hàng hiện ra. Điền đầy đủ thông tin vào các trường.

- Một số thông tin không cần điền luôn mà có thể cập nhật sau.

Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết, bấm Lưu lại để thêm khách hàng mới vào Danh sách khách hàng.

1.4. Gán Tags

Để gán tag 1 khách hàng nào đó. Tại mục Danh sách khách hàng, bấm chuột vào tên khách hàng cần gán Tags để vào phần Thông tin khách hàng.

=> Tại phần PHÂN LOẠI => ấn "Sửa". Sau đó, thêm thông tin ở dòng mục “Tags” và ấn Lưu lại

Để gán tag 1 nhóm khách hàng: Tại mục Danh sách khách hàng, tick chọn(1) những khách hàng muốn gán tags.

=> Bấm "Khác"(2) và chọn "Gán tags"(3)

Cửa sổ Popup hiện ra tích chọn Lấy theo danh sách đã chọn sau đó ấn "Tiếp tục"

Tại cửa sổ thêm tag, điền tag mong muốn cho nhóm khách hàng đó (Có thể thêm nhiều tags), sau đó ấn "Gán tag" để hoàn tất.

1.5. Gán danh sách

Để gán danh sách 1 khách hàng, hoặc 1 nhóm khách hàng. Các bước thực hiện tương tự như mục (d. Gán Tags) bên trên

1.6. Ghép 2 bản ghi (Ghép thông tin khách hàng).

Trong quá trình lọc tìm kiếm thông tin, nếu tìm thấy 2 hoặc nhiều khách hàng có thông tin giống nhau (VD: Số điện thoại, email,…), lúc này nên ghép thông tin khách hàng. Mục đích để tiện theo dõi. Để thực hiện, ta làm như sau:

=> Tại mục Danh sách khách hàng (Sau khi lọc tìm kiếm thông tin)Tick chọn(1) những khách hàng có trùng thông tin.

=> Bấm "Khác"(2), và chọn "Ghép 2 bản ghi"(3)

Cửa sổ mới hiện ra, CRM cho phép bạn lựa chọn bản ghi cần chỉnh sửa(1).

Tại ô CHỈNH SỬA(2), Bạn có các tùy chọn: giữ lại thông tin ở bản ghi nào hoặc hợp nhất thông tin của 2 bản ghi.

*Chú ý: Khi thông tin của 1 bản ghi đã được chọn, vậy thông tin của bản ghi còn lại sẽ bị xóa đi. Hãy lựa chọn đúng và chính xác thông tin mong muốn giữ lại.

Tại ô KẾT QUẢ(3) sẽ hiển thị gói thông tin mà bạn đã lựa chọn sẽ được lưu lại (Nếu thực hiện).

=> Nếu vừa ý với kết quả hiển thị, bấm Lưu lại. Hệ thống CRM sẽ hỏi lại "Bạn có muốn ghép 2 bản ghi này làm 1 không?" và đưa ra cảnh báo sau khi ghép sẽ không thể phục hồi lại. Nếu bạn đồng ý hãy bấm "OK" để quá trình ghép được hoàn tất

Sau khi hoàn tất, số bản ghi đã lựa chọn ghép trước đó giảm xuống chỉ còn 1 và mang đầy đủ các thông tin mà bạn lựa chọn khi chỉnh sửa => Việc ghép bản ghi kết thúc.

1.7. Cập nhật hàng loạt ("Thêm, Sửa, Xóa" thông tin của nhiều khách có sẵn).

Để thay đổi (Thêm, Sửa, Xóa) thông tin cùng lúc của nhiều khách hàng đã có sẵn trong danh sách, thực hiện như sau:

=> Tại mục Danh sách khách hàngTích chọn(1) các khách hàng muốn cập nhật => Bấm "Khác"(2) => Chọn "Cập nhật hàng loạt"(3)

Popup hiện ra chọn Lấy theo danh sách đã chọn sau đó bấm "Tiếp tục"

=> Lựa chọn trường muốn cập nhật hàng loạt và Lựa chọn chế độ mong muốn, có 3 chế độ:

  • Thêm thông tin (Thêm)
  • Thay đổi thông tin (Sửa)
  • Loạt bỏ thông tin (Xóa)

Điền Dữ liệu muốn cập nhật và hoàn tất bằng việc ấn “Cập nhật”

1.8. Thêm vào Audience

Đây là công cụ hỗ trợ cho chạy quảng cáo. Để thao tác vui lòng xem hướng dẫn chi tiết về Ads Audience tại link sau:

Hướng dẫn chi tiết về Ads Audience

1.9. Chạy tự động bản ghi

Đây là công cụ thực hiện việc cập nhật lại các bản ghi nhằm mục đích phục vụ cho việc kích hoạt Automation chạy tự động để thực hiện các công việc được cài đặt trong Rule. Để Chạy tự động bản ghi, thực hiện như sau:

- Tại Danh sách khách hàng => Tick chọn(1) danh sách những khách hàng (Bản ghi) cần chạy cập nhật tự động. Sau đó bấm vào “Khác”(2) => chọn “Chạy tự động bản ghi”(3)

- Popup mở ra bấm chọn “Lấy theo danh sách đã chọn”, sau đó bấm “Tiếp tục”

- Cửa sổ tiếp theo mở ra => chọn Rule mà người dùng muốn thực thi lệnh chạy, sau đó bấm “Chạy tự động” để thực hiện

Sau khi hoàn tất, Rule được chỉ định sẽ kích hoạt chạy tự động và thực hiện các công việc mà người dùng đã cài đặt trong Rule Automation.

1.10. Export danh sách khách hàng

Khách hàng từ các nguồn Website, Fanpage đổ về sẽ lưu trữ tại CRM. Tại đây người dùng có thể Export lại danh sách từ CRM thành file Excel để lưu trữ trên máy tính. Thực hiện như sau:

=> Tại mục Danh sách khách hàng. Tích chọn(1) tất cả các danh sách muốn Export sau đó bấm "Khác"(2) => chọn "Export danh sách Khách hàng"(3)

=> Popup hiện ra chọn Lấy theo danh sách đã chọn, sau đó bấm "Tiếp tục"

=> Cửa sổ mới mở ra. Tick chọn các trường thông tin mong muốn lưu trữ (Lưu ý: Bạn chỉ có thể lựa chọn những thông tin theo quyền hạn hiện tại được phân). Sau khi tick chọn xong bấm "Xuất excel ngay"

Cuối cùng bấm chọn "Lưu file" để lưu về máy tính. Việc Export kết thúc.

2. Tra cứu khách hàng

Dùng để tra cứu thông tin khách hàng bằng bộ lọc tìm kiếm để biết khách hàng đó đã tồn tại trên hệ thống CRM trong dự án của mình hay chưa (Lưu ý: Có trường hợp bạn không được phân full quyền trên hệ thống, bị giới hạn quyền và chỉ xem được các khách hàng liên quan đến mình, không xem được hết các bản ghi trên hệ thống).

+ Để thực hiện tra cứu. Tại cửa sổ làm việc CRM Marketing(1) bấm vào "Khách hàng"(2) => chọn "Tra cứu Khách hàng"(3).

Nhập thông tin cần tìm kiếm,... rồi bấm “Lọc”.

Nếu hệ thống hiển thị có danh sách, tức là thông tin muốn tra cứu đã có trên hệ thống CRM. Trường hợp hệ thống không hiển thị danh sách nào, có nghĩa là thông tin bạn cần tra cứu không tồn tại trên hệ thống CRM.

3. Sản phẩm khách hàng

Là nơi lưu trữ và hiển thị chi tiết các sản phẩm (Gói dịch vụ) mà khách hàng đã sử dụng.

Vào cửa sổ làm việc Sản phẩm khách hàng bằng cách: Tại cửa sổ làm việc CRM Marketing(1) => bấm Khách hàng(2) => chọn "Sản phẩm khách hàng"(3)

Tại cửa sổ làm việc Sản phẩm khách hàng, các menu chức năng sẽ thực hiện tương tự như mục Danh sách khách hàng

4. Hoạt động

+ Tại cửa sổ làm việc CRM Marketing(1). Bấm Khách hàng(2) => chọn "Hoạt động"(3)

+ Tại đây sẽ hiển thị ra toàn bộ hành động mà người dùng đã thực hiện, ví dụ: gửi sms, email autimation cho khách hàng, khách hàng inbox trên fanpage, khách hàng thực hiện đăng ký tài khoản trên website,… 

+ Để xem chi tiết 1 hoạt động, Click vào link tới hoạt động (Như trong hình)

4.1. Thêm mới hoạt động

+ Để thêm mới hoạt động của khách hàng: Tại Danh sách hoạt động => chọn "Khác"(1) => chọn "Thêm mới"(2)

- Cửa sổ thêm mới mở ra. Tại mục THÔNG TIN KHÁC, có thể chọn khách hàng có sẵn để thao tác hoặc thêm hoạt động của khách hàng chưa có trong danh sách. Sau khi điền đầy đủ các thông tin, bấm "Lưu lại" để hoàn tất thêm mới hoạt động.

3.2. Gán danh sách

+ Để gán các hoạt động vào danh sách, chọn các hoạt động hoặc sử dụng tìm kiếm để lọc hoạt động. Khi đã liệt kê được danh sách hoạt động sau khi lọc tìm kiếm => Tick chọn(1) các hoạt động cần gán danh sách =>bấm "Khác"(2) => chọn "Gán danh sách"(3)

- Popup hiện ra, chọn Lấy theo danh sách đã chọn, sau đó bấm "Tiếp tục"

- Tiếp theo Thêm tên danh sách và bấm chọn tên danh sách vừa thêm => bấm "Gán danh sách" để hoàn tất gán danh sách.

3.3. Xem danh sách hoạt động dạng biểu đồ

- Tại cửa sổ danh sách các hoạt động bấm "Khác"(1) => chọn "Xem dạng biểu đồ"(2) để xem hoạt động của khách hàng theo dạng biểu đổ.

3.4. Cấu hình trường dữ liệu

+ Để cấu hình hiển thị trường dữ liệu của danh sách các hoạt động. Tại cửa sổ danh sách các hoạt động, bấm "Khác"(1) => chọn "Cấu hình trường dữ liệu"(2)

- Cửa sổ cấu hình trường dữ liệu mở ra. Tại đây người dùng có thể tùy biến các trường dữ liệu theo ý mình như: Thêm mới, Chỉnh sửa, Xóa các trường dữ liệu mong muốn, thực hiện bằng cách bấm giữ chuột trái vào trường muốn thêm ở cột bên trái, sau đó kéo sang bên phải vào vị trí cần sắp xếp rồi nhả ra. Bỏ trường dữ liệu bằng cách bấm giữ chuột trái vào trường muốn bỏ ở cột bên phải, sau đó kéo sang bên trái rồi nhả ra.

- Sau khi cấu hình đúng theo ý muốn thì bấm "Lưu lại" để cấu hình mới được kích hoạt.

5. Quản lý danh sách

+ Để vào cửa sổ quản lý danh sách, thực hiện như sau:

- Tại cửa sổ làm việc CRM Marketing(1) => bấm "Khách hàng"(2) => chọn "Quản lý danh sách"(3)

- Tại đây sẽ hiện thị tất cả các danh sách khách hàng mà người dùng đã tạo, người dùng cũng có thể xóa, sửa tên danh sách bằng cách: Bấm vào biểu tượng  (Cài đặt) => chọn "Sửa thông tin" (Để sửa tên danh sách) hoặc chọn "Xóa danh sách" (Để xóa bỏ danh sách).

6. Check trùng khách hàng

+ Để check trùng khách hàng, thực hiện như sau:

- Tại cửa sổ làm việc CRM Marketing(1) => bấm "Khách hàng"(2) => chọn "Check trùng Khách hàng"(3)

Tại danh sách khách hàng trùng thông tin, người dùng có thể check trùng theo các điều kiện lọc như: Checkk theo danh sách đã gán, check theo email hoặc số điện thoại.

Để xem chi tiết những khách hàng nào đã trùng thông tin, click vào biểu tượng  tương ứng với thông tin trùng cần xem.